Mejorar el control y la gestión diaria gracias al Business Intelligence

 

Quisiera empezar con un ejemplo con el que nos encontramos frecuentemente. Supongamos que nos plantean flexibilizar las condiciones de cobro de una factura como condición necesaria para convencer a un cliente y cerrar una venta importante. Muy probablemente responderíamos que sí, sin dudarlo. ¿Pero sabemos si nuestra empresa puede afrontar esta falta de ingresos sin problemas? ¿Y si en vez de cambiar las condiciones puntualmente lo hacemos frecuentemente?

Tomamos decisiones de este tipo diariamente en todos los departamentos, decisiones que afectan las relaciones con clientes, proveedores o empleados. Además, algunas de ellas, pueden ser tan importantes que, sin darnos cuenta, podríamos poner en riesgo el futuro de la compañía. Por suerte hoy en día tenemos a nuestro alcance herramientas que nos permiten conocer el estado actual, identificar problemas y planificar el impacto de nuestras decisiones.

Las empresas generan miles (o millones) de datos, que la mayoría de veces, por falta de tiempo, no se extraen, analizan y optimizan. Pensar en usar toda esa información (que hoy se pierde) para que nos ayude a tomar decisiones acertadas y basada en hechos y no en percepciones es el sueño de todo director.

Por suerte, desde hace tiempo tenemos al alcance de cualquier empresa la posibilidad de analizar datos mediante herramientas de Business Intelligence.

La inteligencia de negocios simplifica el análisis de la información

El business intelligence es la habilidad empresarial de obtener y analizar la información que generan nuestros sistemas informáticos para, así, poder explotar la ventaja competitiva que esto supone.

Hoy en día, con la evolución de las herramientas informáticas, y las nuevas tecnologías, podemos recibir gran cantidad de datos sobre los negocios, y todo se puede controlar y analizar. Manejamos tantos datos que podemos caer en la “infoxicación” (o sobrecarga informativa) y esto puede suponer una potencial pérdida de conocimiento de gran valor. La inteligencia de negocios facilita una serie de herramientas esenciales que organizan la información de forma útil y sencilla para poder realizar una buena toma de decisiones. 

Así pues, una buena aplicación de la inteligencia de negocios puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Claves de un buen BI (Business Intelligence)

Entonces, ¿qué nos aporta el Business Intelligence y qué conseguimos con ello? Para poder convertir todos los datos en información relevante, de una forma sencilla, debemos conocer las siguientes claves: 

• Visual Data: Una imagen vale más que mil palabras y por ello la información se presenta en los dashboards basándose en los conceptos de usabilidad y tiempo real.
• Real time data: con la información a tiempo real es posible saber qué está pasando en cada momento en nuestro negocio, y así poder anteponerse a posibles errores.
• KPI (Key Performance Indicators): son los indicadores clave del negocio y miden los aspectos esenciales del negocio, como las ventas, los costes, la liquidez…
• Gráficos: proporcionan información de una manera muy práctica y visual. Son muy útiles para realizar predicciones.
• OLAP: O procesamiento analítico en línea, analiza de manera interactiva grandes volúmenes de datos. Para poder hacerlo, utiliza los llamados cubos OLAP que contienen información resumida procedente de grandes bancos de datos.
• Minería de datos: partiendo de nuestros Gráficos o KPI, vamos desgranando la información pudiendo llegar hasta los movimientos que lo componen. Analicemos, por ejemplo, un informe de gastos. Tenemos una gráfica con la evolución mensual donde detectamos un incremento desproporcionado para un mes en particular. Pinchamos en ese mes y accedemos al detalle de las líneas de negocios que lo componen, accediendo nuevamente al dato a validar. Entonces llegamos a los movimientos que lo componen, pudiendo identificar los motivos y tomar, si corresponde, las acciones necesarias.
• Comparaciones entre períodos:  Nos permite comparar no solo la evolución del año en curso sino la comparación con los mismos períodos de años anteriores.
• Previsiones/Pronóstico: basado en la información que hemos generado, poder proyectar la evolución del negocio o área. 
• Alertas: a través de ella se programan avisos, y estos pueden ser enviados a muchos usuarios. Podemos notificar respecto a fechas importantes, cumplimiento de objetivos, descensos inesperados de gráficos…
• Reportes: ofrecen resultados de una manera ordenada y coherente. Además, también pueden adecuarse al formato estático para ser distribuidos.
• Cuadros de mandos integrales (dashboards corporativos): Es el resumen de todos los puntos anteriores y en el que incluiremos la evolución de los principales indicadores de nuestra actividad (incluye Visual Data, KPI, Gráficas, Alertas, Información comparativa y previsiones, etc). 

Volvamos al ejemplo, pero ahora tomando la decisión teniendo a nuestra disposición un "Cuadro de Mandos integral" donde poder verificar el impacto que supondría el cambio de las condiciones comerciales (mediante previsiones, Visual data, KPI y gráficos de evolución). ¿A que suena mucho más seguro tomar una decisión importante cuando vemos el impacto que tiene en los resultados?

Herramientas de Business Intelligence en el mercado hay muchas, incluidas algunas gratuitas muy potentes. Solo resta encontrar la que mejor se adapta a nuestro proyecto e incluya el soporte a la tecnología de las herramientas (nuestro ERP) que utilizamos actualmente.