Departamento financiero. Tareas necesarias vs tareas con valor añadido

Una de las medidas necesarias para aumentar la productividad en la empresa en general, y de los departamentos financieros en particular, pasa por eliminar las tareas sin valor añadido, tareas repetitivas y que conllevan trabajo manual y, por consiguiente, posibilidades de errores.

Al estar asumidas dentro del trabajo habitual, las consideramos tareas que por ser necesarias entendemos que aportan valor. Y eso no es siempre cierto. Si logramos eliminar dichas tareas, lógicamente dispondremos de más tiempo para otras tareas que solemos dejar de lado y que sí son importantes para la compañía.

Tomemos un ejemplo con el que nos solemos encontrar frecuentemente:

Un grupo empresarial debe realizar el cierre mensual para realizar el Reporting al consejo. Esta tarea requiere de obtener datos de todas las empresas, homogeneizarlos, traducirlos, y una serie de pasos necesarios para realizar una consolidación de datos para volverlos entendibles y comparables.

Pero esta consolidación no añade valor a la compañía. Ni nuestro cliente va a tener un mejor producto o servicio, ni nuestra compañía va a valer más o va a reducir costes. Claramente, es una tarea sin valor añadido.

Lo que aporta valor (y mucho) es el análisis de estos datos que nos permitirá hacer comparaciones (con las previsiones u otros períodos), analizar tendencias y detectar desvíos.

Y dada esa dualidad, hemos de plantearnos como realizarla utilizando los mínimos recursos de la compañía. Y ahí es donde entra la obligación del responsable de tesorería de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ese ahorro de recursos (y costes).

Los sistemas de consolidación de datos y Reporting corporativo son las herramientas más idóneas para reducir los recursos dedicados a estas tareas. Estos sistemas permiten:

• Reducir los procesos de cierre financiero en hasta un 85%-95%
• Recopilar datos de múltiples fuentes homogéneas o heterogéneas de manera precisa (cualquier ERP, software de contabilidad local, asesores cantables, etc)
• Mejorar la confianza en los datos (datos siempre fiables)
• Simplificar el seguimiento de las filiales
• Definir los informes financieros consolidados que se necesiten, aunque estos varíen en el tiempo
• Automatizar la utilización de múltiples monedas y tipos de cambio
• Tener en cuenta el porcentaje de participación en cada entidad
• Considerar el perímetro de consolidación requerido, realizando consolidaciones complejas para corporaciones globales
• Verificar la información. Por ejemplo, mediante el detalle de operaciones intra-grupo
• Calcular Ratios y ver su evolución en el tiempo

Y esto se traduce en un ahorro sensible en tiempos que pueden utilizarse en analizar datos, tarea imprescindible en toda organización actual.

Pero estas mejoras exigen cambios organizativos previos que no solo repercutirán en una reducción en los tiempos del reporting sino en mejora global en el proceso (calidad, tiempos, etc).

Los nuevos sistemas de información nos permiten realizar mejoras en los procesos, independientemente del tamaño de la compañía. No son un recurso exclusivo de las grandes empresas y además es en las PYMES donde el aumento de eficacia es más necesario. Todo proceso de mejoras requiere un analisis constantemente que permita identificar tares necesarias e innecesarias y, de las primeras, cuales añaden valor y cuáles no, pudiendo tomar acciones correctivas para reducir los recursos dedicados, siempre que se pueda.

Complementario a esto es estudiar la viabilidad de sistemas en entorno SaaS que permiten convertir los CAPEX (CAPital EXpenditures, inversiones en bienes de capitales) en OPEX (OPerating EXpense , gastos operativos).

Las posibilidades existen. Ahora solo hay que tomar decisiones.